Wenn Sie sich vergegenwärtigen, dass niemand von uns alle Gesetze immer 100%ig im Blick und umgesetzt haben kann, kommt der kontinuierlichen Verbesserung eine besondere Bedeutung zu. Es geht darum:
- dass Sie nachbessern bei Mängeln,
- Dokumente und Standards kontinuierlich aktualisieren,
- Mitarbeitende zu aktuellen Anforderungen schulen,
- Verantwortungen und Kommunikationswege regelmäßig prüfen und optimieren.
Beispiel: Ihr Check zeigt, dass Mitarbeitende wiederholt gegen Datenschutzregeln verstoßen. Sie planen daraufhin gezielte Schulungen mit Praxisbezug und stellen neue Informationsmaterialien bereit. Die Ergebnisse und Maßnahmen fließen in die nächste Planungsrunde ein – so schließt sich der PDCA-Kreis.
1. Nachbessern bei Mängeln – systematisch und lösungsorientiert
Wenn bei Ihren Checks oder externen Prüfungen Mängel festgestellt werden, ist es wichtig, rasch und strukturiert zu reagieren. Nutzen Sie ein einfaches Maßnahmenprotokoll, das auflistet: Was wurde bemängelt? Wer ist zuständig? Was ist bis wann zu tun? Dokumentieren Sie den Fortschritt transparent. Prüfen Sie nach: Ist die Maßnahme wirksam? Setzen Sie einen erneuten Check ein, um die Nachhaltigkeit zu überprüfen. Ich bin immer wieder erstaunt, wie wenig dieser wichtige Schritt in der Praxis umgesetzt wird. Achten Sie als QB darauf, dass jede Maßnahme bis zum Ende verfolgt wird, auch schriftlich. Sie wollen das Thema schließlich nicht bei der nächsten Prüfung wieder im Protokoll sehen.
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