5 Schritte zur stress- und streitfreien Urlaubsplanung

In den Berufsausübungsgemeinschaften und MVZs gibt es die klassischen Betriebsferien gar nicht mehr, bei denen die Praxis geschlossen wird. Sie und Ihre Kollegen sprechen Ihren Urlaub heutzutage untereinander ab und Ihre Mitarbeiter müssen sich ebenfalls einigen. Übertragen Sie einem qualifizierten Mitarbeiter (z. B. dem Praxismanager) die Aufgabe, den Urlaubsplan für das Praxisteam zu erstellen? Diese Arbeit kann eine echte Herausforderung sein. Denn einerseits möchte er bestimmt die Wünsche aller Kollegen berücksichtigen. Andererseits muss ein geregelter Praxisablauf gesichert sein. Da sind Diskussionen, Unstimmigkeiten und kleinere Krisen programmiert. Wenn Sie in den folgenden 5 Schritten vorgehen, wird Ihre Urlaubsplanung stress- und streitfrei ablaufen.

5 Schritte zur konfliktfreien Urlaubsplanung

1. Jeder Mitarbeiter erhält einen Urlaubsschein, auf dem seine Urlaubswünsche eingetragen werden. Diesen Urlaubsschein muss er bis zu einem festgelegten Termin zurückreichen (z. B. für das Jahr 2026 bis zum 31.10.2025). Stellen Sie direkt klar: Indem der Mitarbeiter seine Urlaubsdaten auf dem Urlaubsschein einträgt, stellt er einen Antrag, den Urlaub genehmigt zu bekommen; es bedeutet (noch) nicht, dass der Mitarbeiter den Urlaub in der gewünschten Zeit tatsächlich wird nehmen können.
2. Alle Urlaubswünsche trägt der dafür verantwortliche Mitarbeiter in einen Jahresplaner ein. So haben Sie und der Mitarbeiter einen guten Überblick und Überschneidungen fallen Ihnen schnell ins Auge. Die Urlaubsplanung der Chefs muss dafür unbedingt vorliegen.
3. Kommt es zu Überschneidungen hinsichtlich der Urlaubswünsche, führt der zuständige Mitarbeiter mit dem betroffenen Kollegen ein persönliches Gespräch und versucht, zu vermitteln und einen Kompromiss zu finden. Wenn sich die Kollegen nicht einigen können, entscheidet der verantwortliche Mitarbeiter – evtl. in Absprache mit Ihnen als Chef.
4. Sind alle Fragen geklärt, können Sie den Urlaub genehmigen. Ihre Mitarbeiter erhalten den von Ihnen unterschriebenen Urlaubsschein zurück. (Sie können festlegen, in welchem Rahmen der verantwortliche Mitarbeiter Urlaubstage ggf. auch selbst genehmigen darf.) Eine Kopie des Urlaubsscheins wird entweder zu den Personalakten gelegt oder in einen dafür vorgesehenen Urlaubsordner geheftet.
5. Wenn Sie ein Urlaubsgesuch ablehnen müssen, tun Sie es zügig. Die Rechtsprechung versteht unter „zügig“ innerhalb von rund vier Wochen nach Antragstellung. Reagieren Sie zu spät, müssen Sie den Mitarbeiter womöglich zu einer für die Praxis sehr ungünstigen Zeit in den Urlaub entlassen. Geben Sie daher jedem Mitarbeiter immer zeitnah eine schriftliche Rückmeldung auf seinen Antrag – egal, ob Genehmigung oder Ablehnung. Weisen Sie auch den für die Urlaubsplanung zuständigen Mitarbeiter darauf hin.