Pflegeheime und ambulante Dienste sammeln täglich sensible Gesundheitsdaten – von der Pflegeplanung über Medikamentenverabreichungen bis hin zu Bewohnerverträgen. Wie lange diese Unterlagen aufbewahrt werden müssen, ist keine einfache Frage: Die Antwort ergibt sich nicht aus einem einzigen Gesetz, sondern aus einem Geflecht aus Heimrecht, Sozialrecht, Handels und Steuerrecht sowie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wer die Fristen nicht kennt, riskiert Bußgelder, Beweislastumkehr im Streitfall oder unzulässige Datenspeicherung.
Praxisbeispiel:
Angehörige eines verstorbenen Bewohners klagen gegen ein Pflegeheim wegen eines mutmaßlichen Pflegefehlers, der angeblich Jahre zurückliegt. Das Heim hat die Pflegedokumentation bereits vernichtet – nach 5 Jahren, wie es intern geregelt war. Das Gericht wertet zulasten der Einrichtung: Ohne Dokumentation kann die Einrichtung einen Pflegefehler nicht ausschließen. Die Folge: Das Heim verliert den Prozess, obwohl möglicherweise alles korrekt gelaufen war.
Das Rechtsgrundlagen-Geflecht
Aufbewahrungspflichten für Pflegeeinrichtungen ergeben sich aus mehreren Quellen, die nebeneinander gelten:
- Landesheimrecht (z. B. WTG NRW, PfleWoqG Bayern, WTPG Baden-Württemberg): Die Landesheimgesetze verpflichten zur Aufbewahrung von Pflegeplanung, Pflegeverlauf und Bewohnerdokumentation für mindestens 5 Jahre. Die Heimaufsicht kann innerhalb dieser Frist jederzeit Einsicht verlangen.
- Haftungsrecht (§§ 195, 199 BGB): Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre. Bei Verletzungen von Leben, Körper oder Gesundheit gilt jedoch eine Verjährungsfrist von 30 Jahren. Wer die Pflegedokumentation vor Ablauf von 30 Jahren löscht, riskiert im Streitfall beweisrechtliche Schwierigkeiten.
- Steuer und Handelsrecht (§ 147 AO, § 257 HGB): Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und steuerrelevante Unterlagen: 10 Jahre. Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen: 6 Jahre.
- DSGVO (Art. 5 Abs. 1 lit. e, Art. 17): Personenbezogene (Gesundheits)Daten dürfen nicht länger gespeichert werden als erforderlich. Gleichzeitig darf die Löschung aufgeschoben werden, solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 Abs. 3 DSGVO).
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