Schon vorab definierte Aufgabenprofile sorgen für Transparenz. Sowohl das Leitungsteam des Seniorenpflegeheims als auch die eigentliche Projektleitung sollten in ihren Funktionen als Führungskräfte wissen, was zu tun ist.
Praxisbeispiel: „Ich arbeite mit meinen WBL-Kollegen gerade die Umsetzung eines neuen 12-Stunden-Dienstplanmodells für den gerontopsychiatrischen Wohnbereich in unserem Heim aus“, hat mir letzten Dienstag meine Bekannte Sabine erzählt. „Es ist gerade ziemlich anstrengend, aber nicht so sehr wegen der konkreten Aufgabe, sondern weil sich unsere Einrichtungsleitung dauernd einmischt! Wir hatten vorab ganz klar definiert, dass ich die Projektleitung übernehme, die anderen WBLs im Projekt mitarbeiten und wir in festen Rhythmen an die EL und unsere PDL berichten. Seit 2 Wochen nun kommt die Einrichtungsleitung jeden 2. Tag zu mir und bombardiert mich zwischendurch mit E-Mails. Wie es gerade laufen würde, ob wir dieses schon erledigt haben, ob wir an jenes gedacht haben – unter diesem Druck mag ich gar nicht mehr kreativ sein und würde am liebsten alles hinschmeißen!“
Wie denken Sie über die Situation? Ich konnte Sabine ganz gut verstehen, denn die EL handelt hier außerhalb der Struktur des Projektmanagements und bringt alles durcheinander. Eigentlich sollte in jedem Konzept klar definiert sein, was Aufgabe der obersten Führungskraft bzw. des ganzen Leitungsteams ist und welche To-dos die eigentliche Projektleitung hat. Nutzen Sie für Ihr zukünftiges Konzept diese Übersicht, um klarere Strukturen schon vorab zu definieren.
Die Übersicht als Arbeitshilfe
In jedem Aufgabenprofil bzw. in den Stellenbeschreibungen werden Aufgaben und Tätigkeiten definiert, die im Unternehmen zu einer bestimmten Rolle gehören. Denken Sie diesen Grundgedanken für das Projektmanagement folgendermaßen weiter und überlegen Sie:
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