„Besteht ein Recht auf Einsicht in die Personalakte?“

Frage: „Vor ein paar Wochen fand unser jährliches Mitarbeitergespräch mit einem Mitarbeiter statt. Da wir mit der Arbeitsleistung unzufrieden sind, mussten wir leider auch Kritik äußern, woraufhin der Mitarbeiter den Raum sichtlich verärgert verließ. Nun ging ein schriftlicher Antrag bei unserer Einrichtungsleitung ein, in dem er fordert, seine Personalakte komplett einzusehen. Wir vermuten, dass er prüfen will, ob das Protokoll des Gesprächs dort hinterlegt wurde. Bin ich verpflichtet, ihm die gesamte Akte zugänglich zu machen, oder muss er vorab genau spezifizieren, welche Dokumente er einsehen will?“         (Torsten W., Rottweil)

Antwort: Dem Grunde nach steht Ihrem Beschäftigten das Recht auf eine vollständige Einsichtnahme in seine Personalakte zu. Eine Begründung oder die Nennung bestimmter Schriftstücke muss er dafür nicht vorlegen. Die Durchsicht darf sogar während der regulären Arbeitszeit stattfinden, wobei die Kosten für eventuell gewünschte Fotokopien vom Mitarbeiter selbst zu übernehmen sind. Falls dieser wünscht, dass ein Rechtsanwalt oder ein Mitglied des Betriebsrats die Akte ebenfalls sichtet, ist vorab eine entsprechende Schweigepflichtentbindung für Sie als Arbeitgeber notwendig. Zu den typischen Inhalten einer Personalakte gehören u. a. das Bewerbungsschreiben, Arbeitsvertrag, Meldung zur Sozialversicherung, ggf. Abmahnungen sowie Urlaubs und Fehlzeiten.

Aus Leitungssicht rate ich Ihnen jedoch, noch einmal proaktiv den Dialog mit der Pflegekraft zu suchen. Es liegt nahe, dass der Mitarbeiter sich im Nachgang des Konflikts im Rechtfertigungsmodus befindet – diese drohende Eskalation sollten Sie versuchen abzuwenden. Erkundigen Sie sich in einem ruhigen Moment nach seinem konkreten Anliegen und schlagen Sie ihm ein erneutes klärendes Gespräch vor, um die Missverständnisse aus dem Jahresgespräch auszuräumen.