Der Umgang mit Dokumenten ist eines der wichtigsten Themen im QM. Nirgendwo gibt es so viele Probleme in der Praxis. Es fängt bei der Verwendung alter Kopiervorlagen an und hört beim nicht sachgerechten Umgang mit Aufzeichnungen auf. Ein internes Audit kann Ihnen helfen, den Umgang zu prüfen und zu verbessern. Nutzen Sie die folgenden 3 Auditmethoden:
1. Führen Sie eine Begehung durch
Im Rahmen der Begehung achten Sie insbesondere darauf, ob überall aktuelle Versionen relevanter Dokumente aushängen oder im Umlauf sind. Aktuell sein sollten insbesondere Schwarze Bretter und öffentliche Aushänge. Nichts ist doch peinlicher, als wenn noch das Leitbild von 2006 oder das Organigramm von vor der Jahrtausendwende aushängen – Sie werden lachen, ich habe das schon erlebt. Eine typische Folge der Betriebsblindheit, die uns jedoch sowohl bei Pflegekunden und Angehörigen als auch bei Mitarbeitenden eher unglaubwürdig macht.
2. Sichten Sie Ihre aktuelle Dokumentation
Im Zusammenhang mit dem Umgang mit Dokumenten spricht die international anerkannte QM-Norm DIN EN ISO 9001 von „Lenkung“. Die Kriterien für die Lenkung können Sie mit der Auditcheckliste überprüfen. Die Frage ist, ob Sie klare Regelungen im QM zum Umgang mit Vorgabedokumenten und Nachweisdokumenten haben. Vorgabedokumente sind alle die, die regeln, wie etwas umzusetzen ist, z. B. eine Verfahrensanweisung zur Einarbeitung. Nachweisdokumente sind ausgefüllte Dokumente, die darstellen, dass etwas umgesetzt wurde, etwa eine ausgefüllte Einarbeitungscheckliste. Gehen Sie die Fragen in der Auditcheckliste doch einmal Punkt für Punkt durch und fragen sich: „Wie ist das denn eigentlich bei uns?“
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