Mit einer Arbeitsanweisung stellen Sie den reibungslosen Ablauf der Materialbestellung sicher. So sparen Ihre Mitarbeiter Zeit und können andere Tätigkeiten in der Praxis verrichten sowie Überstunden vermeiden.
Materialbestellung – (Muster-)Arbeitsanweisung
Ziel: Die Qualität unserer Behandlungen und Betreuungsleistungen hängt in hohem Maße von der Qualität der zugekauften Waren und Dienstleistungen ab. Mit diesem standardisierten Verfahren stellen wir sicher, dass die richtigen Materialien zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Qualität bestellt, geliefert, kontrolliert und fristgerecht bezahlt werden.
Verantwortlich: Praxismanager, Erstkraft, Praxisinhaber
Einkauf
Für den Beschaffungsprozess werden ein verantwortlicher Praxismitarbeiter sowie ein Vertreter benannt. Bestellungen neuer Produkte und die Beauftragung neuer Lieferanten bedürfen der Genehmigung der Praxisleitung.
Wareneingangsprüfung
Die Wareneingangsprüfung erfolgt durch den zuständigen Mitarbeiter, der die bestellten Artikel entgegennimmt und nach der Kontrolle mit Datum und Unterschrift abzeichnet.
Bei der Materialbestellung achten die zuständigen Mitarbeiter auf Folgendes:
0 Der Höchstbestand für die entsprechenden Materialien ist festgelegt.
0 Daraus ergibt sich die Bestellmenge, nämlich die Differenz zwischen Bestand und Höchstmenge.
0 Bestellen Sie 1bis 2-mal pro Quartal. Das ist vom Praxisablauf her sinnvoller, als über den Quartalswechsel zu bestellen.
0 Legen Sie den konkreten Zeitpunkt dafür fest.
0 Benennen Sie einen verantwortlichen Mitarbeiter und eine Vertretung.
0 Erarbeiten Sie Bestelllisten für die einzelnen Lieferanten, nachdem Sie das Material auf Notwendigkeit überprüft haben.
0 Führen Sie Verhandlungen mit Anbietern darüber, ob ggf. Preisnachlässe über Mischkalkulation möglich sind. Dann beziehen Sie im Endeffekt alles nur noch bei einem oder zwei Hauptlieferanten.
0 Bestellen Sie nur bei zugelassenen Lieferanten!
0 Überprüfen Sie beim Wareneingang die Ware anhand der Bestellliste und des Lieferscheins.
0 Die Haltbarkeitsdaten kontrollieren Sie schon beim Wareneingang. Den Lieferschein heften Sie in dem dafür vorgesehenen Ordner ab.
0 Die Rechnung vergleichen Sie mit dem abgehakten Lieferschein.
0 Zur Zahlung legen Sie Ihrem Chef die Rechnung vor. Achten Sie darauf, dass dieser Vorgang zügig durchgeführt und abgeschlossen wird, sodass Sie das Zahlungsziel einhalten bzw. Skonto in Anspruch nehmen können.