Die Digitalisierung schreitet auch in der Pflegebranche voran. Viele Einrichtungen möchten Gehaltsabrechnungen künftig nicht mehr in Papierform verteilen, sondern über ein digitales Postfach bereitstellen. Das spart Zeit, reduziert Kosten und entlastet die Personalabteilung. Ein aktuelles Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat diese Entwicklung zusätzlich beschleunigt. Doch trotz dieser arbeitsrechtlichen Klarstellung bleibt der Datenschutz ein zentraler Prüfstein.
Was das BAG entschieden hat – und warum es relevant ist
Das BAG hat am 28.01.2025 bestätigt, dass Arbeitgeber berechtigt sind, Gehaltsabrechnungen digital in einem geschützten Postfach bereitzustellen. Beschäftigte haben dann die Pflicht, ihre Abrechnung dort abzurufen – eine sogenannte Holschuld (Az. 9 AZR 487/24). Wichtig: Die digitale Bereitstellung ersetzt die Papierform, ohne dass Mitarbeitende zustimmen müssen. Entscheidend ist allein, dass der Zugang zum Postfach zumutbar, technisch sicher und ohne besondere Hürden möglich ist.
Datenschutzrechtliche Leitplanken: Was Einrichtungen beachten müssen
1. Keine Einwilligung – aber Informationspflichten
Datenschutzrechtlich ist die Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen im digitalen Postfach durch Art. 6 Abs. 1 lit. b Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gedeckt. Eine Einwilligung ist nicht erforderlich. Dennoch müssen Sie als Leitung einer Einrichtung Ihre Mitarbeitenden umfassend informieren,
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