Immer mehr Pflegeunternehmen stellen ihre Personalakten von Papier auf Digital um. Das ist praktisch und bietet viele Vorteile, auch für Mitarbeiter, die dank Digitalisierung einfacher Zugriff auf ihre Personalakte haben können. Wer den Umstieg jetzt vorbereitet, muss aber strenge Datenschutzregeln einhalten.
Rechtliche Grundlagen
Die digitale Personalakte enthält besonders sensible Daten – darunter Gesundheitsdaten wie Impfnachweise und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Art. 9 DatenschutzGrundverordnung (DSGVO)). Sie unterliegt Art. 5, 6 und 32 DSGVO sowie § 26 Bundesdatenschutzgesetz.
Zugriffsrechte: nur wer es wirklich braucht
Die DSGVO verlangt das „Need-to-know-Prinzip“. Konkret: Die Pflegedienstleitung sieht die fachlichen Qualifikationen, die Lohnbuchhaltung die Entgeltdaten, die Einrichtungsleitung das Gesamtbild. Kein Mitarbeiter darf Vollzugriff auf alle Akten haben, wenn er dies nicht zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Vergeben Sie individuelle Benutzerkonten mit Rollenprofilen und protokollieren Sie jede Einsichtnahme.
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