Die Dokumentenlenkung ist ein zentrales Element im Qualitätsmanagement – insbesondere bei uns in der Pflege, wo Dokumente nicht nur Informationsquellen, sondern auch rechtliche Nachweise und Steuerungsinstrumente sind. Ob analog oder digital – eine saubere Dokumentenlenkung sichert Transparenz, Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit.
Was bedeutet Dokumentenlenkung?
Der Begriff der Dokumentenlenkung hat sich ein bisschen im QM „eingebürgert“ und entstammt der ISO 9001 als anerkannter Qualitätsmanagementnorm. Mit „Lenkung“ ist gemeint, dass alle Arten von Dokumenten nach geregelten Kriterien erstellt, genehmigt, bearbeitet und aufbewahrt werden. Dabei ist zu unterscheiden zwischen:
- Informationen, die einen Prozess steuern oder beschreiben (z. B. Verfahrensanweisungen, Standards, Dienstanweisungen). Sie werden auch als Vorgabedokumente bezeichnet.
- Informationen, die Ergebnisse belegen (Aufzeichnungen, z. B. Pflegeberichte, Übergabeprotokolle, Temperaturkontrollen). Sie heißen oft auch Nachweisdokumente.
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