Viele Tagespflegen arbeiten mittlerweile mit externen Dienstleistern zusammen: z. B. bei der Abrechnung der Pflege- und Betreuungsleistungen, aber auch bei der Lohnabrechnung und dem Versand der Gehaltsnachweise. Meist wurden dafür digitale Schnittstellen geschaffen, an denen personenbezogene Infos an diese Dienstleister übergeben werden. Um in solchen Beziehungen zu Lieferanten „Datenlecks“ zu vermeiden bzw. die Verantwortung für eventuelle Verstöße weiterzureichen, sollten Sie lückenlos Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung schließen.
Denken Sie an alle Partner
Ich möchte Ihnen empfehlen, dass Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen und Ihre sämtlichen Lieferantenbeziehungen auf einem Blatt Papier notieren. Fragen Sie sich nun, in welchen davon Sie Daten bewusst weiterleiten – oder wo Sie Ihren Geschäftspartnern theoretisch ein Einfallstor für einen Zugriff
darauf bieten.
- Ihr Server steht bei einer EDV-Firma.
- Es werden Fernwartungen Ihrer EDV-Systeme oder Programme durchgeführt.
- Ein Abrechnungszentrum schreibt Ihre Rechnungen.
- Externe Agenturen führen Kundenumfragen oder Werbemailings durch.
- Ihre alten Akten werden abgeholt und professionell geschreddert.
- Ihre Lohn- oder Finanzbuchhaltung ist outgesourct.
- Sie setzen eine Software zur Verwaltung der Inko-Hilfsmittel ein, die vom Hersteller überlassen wird.
Auch der Lieferant ist verantwortlich
Für den Abschluss einer Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung von Daten ist theoretisch auch der Dienstleister selbst in der Verantwortung. Doch viele Firmen werden hier nicht von selbst tätig. Daher sollte im Zweifel der Anstoß von Ihnen ausgehen – am besten schon bei der Vertragsanbahnung, während der Sie noch in der Position des „zu gewinnenden Kunden“ sind. Wenn Sie dabei gut verhandeln, können Sie oft die lästige Arbeit beim Vertragsverfahren dorthin abwälzen.
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