Diese Situation kennen Sie: Der Terminplan für den nächsten Tag steht, die Aufgaben sind bestmöglich verteilt und Sie und Ihre Mitarbeiter wappnen sich gedanklich für die Sprechstunde. Wenn Sie noch mit einem Karteikartensystem arbeiten, dann sortieren Ihre Mitarbeiter außerdem noch jeden Abend die fertigen Karten an die richtige Stelle und suchen die neuen heraus. So weit, so gut. Und was dann? Es kommt der nächste Morgen und die Sprechstunde beginnt. Ihr Wartezimmer ist zum Bersten voll, die Befunde aus dem Labor fehlen und Patient Müller war so lange nicht mehr da, dass seine medizinische Vorgeschichte grundüberholt werden muss. Oft passieren viele unvorhergesehene Dinge, die Ihren Tagesablauf und den Ihrer Mitarbeiter durcheinanderbringen. Daher ist es so wichtig, dass Sie und Ihre Mitarbeiter auf möglichst viele Eventualitäten vorbereitet sind. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Mitarbeiter dazu anhalten, die Sprechstundenvorbereitung Schritt für Schritt zu optimieren, um den hektischen Praxisalltag spürbar zu entlasten.
Diese Schritt-für-Schritt-Planung entlastet Ihre Mitarbeiter. Drucken Sie sie als Arbeitsanweisung aus und passen Sie sie ggf. Ihren individuellen Praxisgegebenheiten an, um eine standardisierte Vorgehensweise zu sichern.
Muster: „AA Sprechstundenvorbereitung“
Schritt 1: Drucken Sie den Sprechstundenplan für den nächsten Tag aus.
Schritt 2: Bereiten Sie für alle Patienten den internen Laufzettel vor.
Schritt 3: Falls erforderlich, legen Sie praxisinterne Unterlagen für besondere Untersuchungen zurecht (z. B. EKG-Kontrolle, Ultraschallkontrolle, Röntgenkontrolle o. Ä., wenn diese Befunde noch nicht in die EDV übertragen worden sind).
Schritt 4: Für neue Patienten oder bekannte Patienten, die schon lange nicht mehr in der Sprechstunde waren, bereiten Sie den Anamnesebogen vor.
Schritt 5: Legen Sie für den Fall der Fälle den IGeL-Aufklärungsflyer und die dafür notwendige Honorarvereinbarung bereit.
Schritt 6: Kommt ein Patient zu einer Vorsorgeuntersuchung oder Routinekontrolluntersuchung, sollten Sie die dafür notwendigen Formulare direkt zur Hand haben (z. B. Vorsorgeformulare der KV).
Schritt 7: Wenn mit Patienten ein Behandlungsergebnis (Labor, Röntgenaufnahmen, MRT o. Ä.) zu besprechen ist, kontrollieren Sie, ob die Ergebnisse vorliegen. Falls diese nicht vorliegen, nehmen Sie mit der Facharztpraxis oder dem Labor telefonisch Kontakt auf und fordern die Befunde an.
Schritt 8: Legen Sie weitere interne Praxisabläufe fest, wie z. B. Vorbereitung und Aufklärung für eine ambulante Operation (Bereitlegen des Aufklärungsbogens, Vorbereitung Rezept für Thrombosespritzen, ggf. erforderliche Hilfsmittelrezepte usw.).
Schritt 9: Verlässt Ihr Patient Ihre Praxis, muss auch sein Laufzettel abgearbeitet sein. Ist dies nicht der Fall, stellen Sie sicher, dass ein dafür verantwortlicher Mitarbeiter die noch unerledigten Aufgaben überprüft und sie im Team (z. B. Blutproben ins Labor schicken) entsprechend aufteilt.
Vermeiden Sie Papierchaos in Ihrer Praxis
Der Laufzettel ist Ihre bzw. die To-do-Liste Ihrer Mitarbeiter. Sind alle Punkte abgehakt, entsorgen Sie die Liste – schließlich brauchen Sie in Ihrer Praxis nicht noch mehr Unterlagen.