Obwohl Ihre Praxis in der Regel wie ein gut geölter Motor läuft, kann es vorkommen, dass Ihre Patienten trotz Termin warten müssen. Um Unmut erst gar nicht aufkommen zu lassen, machen Sie das Warten zu einer angenehmen kurzweiligen Sache. Beeinflussen Sie das subjektive Zeitempfinden Ihrer Patienten zu Ihren Gunsten – indem Sie ihnen einen guten Wartekomfort bieten. Dieser umfasst Ihre Praxisorganisation und -atmosphäre sowie auch die Patientenbetreuung. Die Umsetzung ist ganz einfach. Wir zeigen es Ihnen!
Schritt 1: Gestalten Sie Ihre Praxisabläufe effizient
- Prüfen Sie, ob die vorgesehenen Terminintervalle realistisch sind und eingehalten werden. Sind ausreichend Zeitpuffer vorhanden und werden sie wirklich freigehalten? Richtgrößen lassen sich am einfachsten ermitteln, wenn Sie eine Woche lang die Betreuungszeit und -aktivitäten aller Patienten notieren. Im Anschluss passen Sie – falls nötig – Ihre Terminintervalle an die ermittelten Zeitwerte an.
- Vergeben Sie Termine nur zu den Zeiten, in denen Ihr Chef tatsächlich anwesend ist. (Dass Ihr Chef unvorhersehbar zu einem Notfall muss, können Sie natürlich nicht einkalkulieren.)
- Stellen Sie Ihre Praxis vollständig auf ein Bestellsystem um und schieben Sie grundsätzlich keine Patienten ohne Termin dazwischen (außer Notfälle).
- Nehmen Sie Ihr persönliches Zeitmanagement und das Ihres Chefs kritisch unter die Lupe: Halten Sie und Ihr Chef sich an die Planzeiten? Arbeiten Sie effizient?
Schritt 2: Schaffen Sie eine Wohlfühlatmosphäre im Wartezimmer
- Die Vorgänge im Wartebereich haben Einfluss darauf, wie reibungslos Ihr Bestellsystem funktioniert. Für ein und dasselbe Zeitfenster sollten nicht mehr Patienten einbestellt werden, als Sitzplätze vorhanden sind, da dieser Bereich sonst zu einem Flaschenhals wird. Die Patienten empfinden eine lange Wartezeit nicht nur als Zumutung, sie fühlen sich in einem überfüllten Raum auch unwohl.
- Setzen Sie sich nach Praxisschluss mit Ihren Kolleginnen und Ihrem Chef in Ihr Wartezimmer und betrachten Sie den Raum durch die Patientenbrille: Würden Sie sich hier wohlfühlen? Notieren Sie alles, was dem Praxisteam auffällt. Achten Sie dabei besonders auf
- Ihre Einrichtung/Gestaltung: Ist sie noch zeitgemäß und in gutem Zustand? (Vor allem stark beanspruchte Wartezimmerelemente wie z. B. Teppichboden, Wände in der Nähe von Schaltern, Mobiliar etc.)
- Ihre Stühle: Sitzt man bequem darauf und besteht genügend Abstand zum Sitznachbarn?
- Licht: Ist der Raum hell genug (Tageslichteinfall vorhanden)?
- Temperatur: Ist es im Winter warm genug – aber nicht überheizt – und im Sommer kühl? (Bei Bedarf hilft eine transportable Klimaanlage.)
- Frischluft: Lüften Sie oder Ihre Kolleginnen den Raum regelmäßig? (Regeln Sie, wer wann dafür verantwortlich ist.)