So wie es sinnvoll ist, für die Pflege einen strukturierten Prozess zu beschreiben, hilft Ihnen auch eine klare Vorgehensweise für Ihre Prozessaudits. Die wichtigsten 4 Schritte stelle ich Ihnen im Folgenden vor und natürlich liegt auch ihnen wieder der gute alte PDCA-Zyklus zugrunde. Die Übersicht zeigt Ihnen die Schritte, die Sie direkt als Grundlage für eine Prozessbeschreibung nutzen können. Zu den aufgeführten Dokumenten erhalten Sie im Verlauf der Ausgabe Beispiele.
Wählen Sie die „richtigen“ Prozesse für Audits aus
Kein Anfang und kein Ende? Natürlich können Sie nicht jeden Prozess in Ihrer Einrichtung dauernd auditieren Es gilt also, die Prioritäten gut zu setzen. Dabei hilft es Ihnen, den Fokus auf Risiken zu legen. Nutzen Sie dafür die folgenden Tipps.
- Identifizieren Sie Risiken in Ihrer Einrichtung. Das klingt kompliziert, ich jedoch behaupte, es ist leicht und Ihnen sind die risikoreichen Prozesse bekannt. Grundlage für eine Einschätzung liefern Ihnen folgende Daten:
- Rückmeldungen externer Prüfinstanzen
- interne Fehlermeldungen und/oder Beschwerden
- Rückmeldungen von Pflegekunden und Mitarbeitenden
- Ergebnisse Ihrer Pflegevisiten
- Branchenwissen: Was kommt anderswo an Risiken vor?
- Einschätzungen der Leitung(en)
- Priorisieren Sie. Wenn Sie eine Übersicht haben über Risiken in Ihrer Pflegeeinrichtung, legen Sie Prioritäten fest. Die Risiken, die bei Ihnen schon häufiger eingetreten sind und hohe Schäden verursachen können, sind immer gute Kandidaten für Prozessaudits.
- Beispiel: Die Medikamentenverwechslung ist ein Klassiker. Audits zum Prozess im Umgang mit Medikamenten sind daher in der Regel keine Zeitverschwendung. Wenn bei Ihnen jedoch seit Jahren keine Fehler im Umgang mit Medikamenten vorgekommen sind, gleichzeitig jedoch alle Mitarbeitenden schon in der Einarbeitung wieder gehen, ist der Einarbeitungsprozess zu auditieren.
- Denken Sie auch an die Prozessschnittstellen. Risiken entstehen häufig an Schnittstellen zwischen Prozessen und Abteilungen, z. B. durch Kommunikations- und Koordinationsfehler. Es kann daher sinnvoll sein, 2 aufeinanderfolgende Prozesse zu auditieren.
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