Wenn Sie andere Arztpraxen anrufen, haben Sie das sicher auch schon festgestellt: Der Anrufbeantworter ist mit einem Text und in einem Tonfall besprochen, der wenig einladend wirkt. Diese Erfahrung machen viele Patienten. Vergessen wird dabei schnell: Ruft Ihr Patient außerhalb der Sprechstunde an, ist der Anrufbeantworter in dem Moment Ihr einziger Kommunikationskanal. Stimmlage, Text und Informationsgehalt entscheiden maßgeblich darüber, ob der Anrufer sich in Ihrer Praxis willkommen fühlt. Und ob die Patienten den Eindruck bekommen, dass ihnen weitergeholfen wird – auch ohne persönliches Gespräch. Und seien wir ehrlich: Eine nette Stimme, kurze hilfreiche Infos und ein pfiffiger Text machen keine großen Umstände, sondern Spaß – und erfreuen auch Ihre Patienten.
Halten Sie schriftlich fest, wie der Anrufbeantworter wann mit welchem Text besprochen werden soll.
Damit stellen Sie sicher, dass immer der korrekte Text angesagt wird. Nutzen Sie hierzu unsere Mustervorlage.
Diese 6 Schritte sichern die professionelle Ansage
- Begrüßung: Beginnen Sie mit einem freundlichen Gruß.
- Bestätigung: Bestätigen Sie jetzt Ihrem Anrufer, dass er richtig verbunden ist.
- Inhalt: Erklären Sie kurz und prägnant, warum Sie zurzeit nicht erreichbar sind. Geben Sie außerdem an, wann Ihr Patient das Praxispersonal erreichen kann.
- Kontakt: Wenn gewünscht, informieren Sie jetzt Ihren Patienten, dass er eine Nachricht auf Ihrem Anrufbeantworter hinterlassen soll. Haben Sie alternative Kontaktmöglichkeiten (wie z. B. E-Mail), nennen Sie diese hier ebenfalls.
- Vertretung: Falls Ihre Praxis urlaubsbedingt geschlossen ist, geben Sie Ihre Praxisvertretung an. Nennen Sie dabei den vollständigen Namen der Praxis, die Telefonnummer und über welchen Zeitraum die Praxis Sie vertritt.
- Tipp: Als besonderen Service für Ihre Patienten können Sie auch angeben, wie weit die Vertretungspraxis von der Ihrigen entfernt ist, z. B. nur ca. 10 Minuten Fußweg.
- Verabschiedung: Bedanken Sie sich für den Anruf und verabschieden Sie sich freundlich.