Sie werden es kennen: Im internen Audit werden Abweichungen festgestellt, eine Qualitätsprüfung liefert Hinweise, Mitarbeitende äußern Verbesserungsvorschläge oder eine Gefährdungsbeurteilung zeigt Handlungsbedarf auf. Dann werden Maßnahmen beschlossen, dokumentiert und verteilt. Und einige Zeit später taucht die Frage auf: Was ist eigentlich daraus geworden? Nicht mangelnde Ideen sind das Problem. Maßnahmen sind oft nicht eindeutig formuliert, Verantwortungen bleiben unklar, Fristen verstreichen oder die Wirksamkeit wird nicht überprüft. Ein wirksames Maßnahmenmanagement gehört zu den wichtigsten Werkzeugen, die Sie als QM-Beauftragte zur Verfügung haben.
1. Beschreiben Sie Probleme genau. Jede Ihrer Maßnahmen sollte auf einer klaren Problembeschreibung beruhen. Statt „Kommunikationsfehler“ sollte es z. B. heißen: „Im ersten Quartal kam es zu 6 Beschwerden wegen einer unzureichenden Informationsweitergabe zwischen dem Früh und Spätdienst.“ Mit einer solchen Konkretisierung fällt es Ihnen viel leichter, gezielt Maßnahmen abzuleiten.
2. Bearbeiten Sie Ursachen statt Symptome. In unserem gut gefüllten Arbeitsalltag kommt es oft dazu, dass wir nur auf sichtbare Folgen reagieren. Beispiel: Die Dokumentationsfehler nehmen zu, wir sehen es an Pflegevisiten oder Rückmeldungen externer Prüfinstanzen. Unsere Maßnahme besteht darin, Mitarbeitende erneut zu schulen. Eine gezielte Ursachenanalyse würde vielleicht andere Probleme ans Licht bringen, z. B. eine unübersichtliche Software, fehlende Einarbeitung, unklare Standards. Methoden wie die „5WarumFrage“, bei der Sie immer weiter fragen, bis Sie die tatsächliche Ursache kennen, oder ein Ursache-Wirkungs-Diagramm helfen.
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