Mit 4 Tipps modernisieren Sie Ihr Protokollwesen

Protokolle können uns unglaublich helfen. Sie dienen der Informationsweitergabe, der Erinnerung an Sachverhalte und umzusetzende Maßnahmen sowie dazu nachzuweisen, dass wir bestimmte Dinge besprochen haben. Das alles können Protokolle leisten, wenn sie gut geführt sind. Das klassische Protokoll, das ich in Audits vorfinde, leistet dies jedoch oft nicht, und zwar aus folgenden Gründen:

• Es gelingt den Protokollführenden nicht, Wichtiges vom Unwichtigen zu trennen.
• Die Protokolle sind lückenhaft und unübersichtlich geführt.
• Festgelegte Maßnahmen werden nicht konsequent verfolgt – sie verbleiben häufig als Absichtserklärung im Protokollordner.
• Mitarbeitende, die nicht da waren, unterschreiben, dass sie das Protokoll gelesen hätten, sind jedoch trotzdem nicht über die Inhalte informiert.
• Das Protokoll wird als zusätzliche Last empfunden und oft erst Wochen nach der Sitzung angefertigt.

Aus diesen markanten Stolpersteinen, die die Akzeptanz Ihres Protokollwesens und damit auch seinen Erfolg untergraben, leiten sich einige Tipps ab, die Ihnen helfen werden, Protokolle zum unverzichtbaren Bestandteil Ihres QM-Systems zu machen:

1. Entscheiden Sie: selber schreiben oder schreiben lassen? Mitarbeitende schauen gerne verlegen auf ihre Füße, wenn es darum geht, wer heute für die Protokollführung zuständig ist. Sprachliche Barrieren tragen nicht zur Entschärfung dieses Problems bei. Grundsätzlich können alle Mitarbeitenden reihum schreiben – dann ist es fair und jeder kommt mal dran. Oder es schreiben immer feste Personen, eine Stellvertretung sollte dabei benannt sein. Ich persönlich würde das so handhaben, aber es ist Geschmackssache. Die festen Personen können z. B. sein:
   • in Teamsitzungen immer Teamleitung/ Wohnbereichsleitung
   • bei Leitungssitzungen immer die Leitung
   • in Qualitätszirkeln immer der/die Qualitätsbeauftragte
2. Schreiben Sie grundsätzlich nur Ergebnisprotokolle. In ein Ergebnisprotokoll gehören nur Oberthemen und Beschlüsse. Redebeiträge und Diskussionsverläufe müssen Sie nicht notieren. Je nachdem, wer Zielgruppe des Protokolls ist, müssen Sie eventuell auch schon einmal einen oder 2 Sätze mehr schreiben, z. B. wenn Protokolle nach außen gehen. In aller Regel reichen jedoch Stichpunkte.
3. Arbeiten Sie mit Protokollvordrucken. Ein verbindlich einzusetzender Protokollvordruck macht so manches leichter. In einer Teambesprechung bietet sich das Muster an, das leicht ausdruckbar und handschriftlich zu bearbeiten ist. Insbesondere der Punkt „Maßnahme“ trägt sehr zur Übersicht bei. Wenn eine Maßnahme erforderlich ist, die über reine Informationsweitergabe hinausgeht, kann sie in einem Maßnahmenplan weiter bearbeitet werden. Für Leitungssitzungen und Qualitätszirkel empfehle ich Ihnen hingegen dieses Muster nicht. Eher würde ich hier direkt mit einem Maßnahmenplan arbeiten, z. B. in Excel, der kontinuierlich während dieser Sitzungen direkt als Arbeitsgrundlage dient und weiter bearbeitet wird. Hier könnten Sie folgende Punkte aufnehmen:
   • Maßnahme/Beschluss
   • Auslöser für die Maßnahme, z. B. externe Prüfung
   • Verantwortliche/Termin
   • Bearbeitungsstand
   • Wirksamkeit/Ergebnis der Maßnahme
   • Wenn alle Beteiligten den Maßnahmenplan vorliegen haben oder über einen Beamer sehen, kann die Sitzung strukturiert und geordnet ablaufen und auch dokumentiert werden – hierzu arbeiten und aktualisieren Sie direkt in der Datei.
4. Legen Sie feste Tagesordnungspunkte für Teamsitzungen fest. Was soll ich denn nun genau aufschreiben und was ist eigentlich alles zu besprechen und wichtig für diejenigen, die nicht in der Sitzung dabei sind? Diese Frage hat schon bei manch einem Mitarbeitenden dazu geführt, dass er sich die Haare gerauft hat. Feste Tagesordnungspunkte helfen hier. Aus meiner Sicht sollten folgende Punkte fest sein:
   • Neues im Qualitätsmanagement
   • Neues bei den Expertenstandards
   • Organisatorisches
   • Fehler und Beschwerden oder Verbesserungsvorschläge