Dokumente wie z. B. Formulare und Checklisten haben wir in den meisten Einrichtungen mehr als genug. Oft sogar in vielen unterschiedlichen Versionsständen. Mein Favorit aus Begehungen ist das „Formular zur Überprüfung der Dokumentation der Überprüfung der Reinigung von Infusionsständern“. Mit solchen zweifelhaft sinnvollen Dokumentationsbürden, die wir unseren Mitarbeitenden auferlegen, schaffen wir eine Scheinsicherheit. Je mehr unsinnige Formulare und Checklisten Sie nutzen, desto weniger werden die wirklich wichtigen akzeptiert. Formulare und Checklisten sollten einfach zu bedienen und sinnvoll sein, sodass Mitarbeitende auch Lust haben, sie auszufüllen. Mit den folgenden Tipps klappt das.
Definieren Sie den Zweck klar.
Wenn Sie neue Dokumente erarbeiten wollen, machen Sie sich Gedanken über den Sinn und Zweck und kommunizieren Sie dies auch klar mit den Mitarbeitenden. Stellen Sie die folgenden Fragen:
- Gibt es ein neues Gesetz oder einen neuen Expertenstandard, der dieses Dokument unabdingbar macht?
- Haben externe Prüfinstanzen darauf aufmerksam gemacht, dass dieses Dokument erforderlich ist?
- Wünschen sich die Mitarbeitenden dieses Dokument, weil es etwas Wichtiges regelt oder vereinfacht?
- Sind Fehler, Beschwerden oder andere Gründe aufgetreten, die dieses Dokument erforderlich machen?
- Hat sich der Markt/Wettbewerb verändert und das Dokument ist erforderlich, z. B. um mit der Digitalisierung Schritt zu halten?
- Stellen Kunden oder Interessenpartner die Anforderung, dass dieses Dokument verwendet werden sollte?
- Gibt es Umstrukturierungen in Ihrer Einrichtung, durch die neue Dokumente sinnvoll werden?
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