Viele erinnern sich noch dunkel daran, dass sie 2018 im Rahmen der Einführung der damals neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine Menge Papierkram zu erledigen hatten. Aber wie das so ist: Ist das Ganze erst einmal erledigt, gerät es auch schnell wieder in Vergessenheit. Als ich nun einer Tagespflege bei der Einführung einer neuen Pflegesoftware helfen durfte, fragte ich pflichtgemäß auch, ob die neue Software auch in das Verarbeitungsverzeichnis aufgenommen wurde. Große Augen schauten mich an. Als ich dann auch noch erwähnte, dass diese Ergänzungen vermutlich für alle seit 2018 neu angeschafften Softwarelösungen erforderlich sind, war die Verunsicherung förmlich zu greifen.
Hintergrund
Nach Artikel 30 Abs. 1 DSGVO muss jede einzelne Verarbeitungstätigkeit (einschließlich ihrer Historie, d. h., wann wurde der Verarbeitungsvorgang erstmals durchgeführt, wann wurde er verändert) separat in das Verzeichnis aufgenommen werden. Sie haben das als Tagespflegeleitung vermutlich 2018 einmalig erledigt. Ich empfehle Ihnen daher, zunächst sämtliche, bei Ihnen seitdem neu oder verändert anfallenden Verarbeitungstätigkeiten aufzulisten.
INFO: Verarbeitungstätigkeiten lassen sich definieren
Einzelne Verarbeitungstätigkeiten sind solche, die klar voneinander abgrenzbar sind. Einzelne Verarbeitungsvorgänge können Sie am besten danach abgrenzen, dass mit den Verarbeitungsvorgängen unterschiedliche Zwecke verfolgt werden und unterschiedliche Personen dafür zuständig sind. Allerdings gibt es verschiedene Verarbeitungsvorgänge, die typischerweise in allen Tagespflegen anfallen, z. B.:
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