Noch besser: So peppen Sie den Einarbeitungsprozess auf

Der Act-Schritt ist der entscheidende Hebel, um aus Ihrem Einarbeitungsprozess einen dauerhaften, lebendigen Prozess zu machen, der sich stetig verbessert. Eine gute Einarbeitung ist weit mehr als nur ein netter Empfang oder eine schnelle Einführung. Sie ist ein strategisches Werkzeug, mit dem Sie nicht nur die Qualität der Pflege sichern, sondern auch langfristig Mitarbeitende binden und motivieren können. Wichtig ist es auf der formalen Ebene im „Act“, dass Sie Checklisten, Begrüßungsschreiben etc. auf dem aktuellen Stand halten. Dazu gehört es auch, dass Sie auf fachliche Änderungen reagieren und diese zum Bestandteil der Einarbeitung machen.

Auf der inhaltlichen Ebene sammeln Sie jedoch auch im Team Ideen, um sich mit Ihrer Einarbeitung von anderen Arbeitgebenden abzuheben. Einige Beispiele:

1. Einarbeitungsstammtisch: Laden Sie neue Mitarbeitende einmal im Monat zu einem kleinen Austauschabend ein, vielleicht mit Pizza, Snacks oder einfach einem Kaffee. Dort können sich auch andere Abteilungen vorstellen, was die Zusammenarbeit fördert und für ein tolles Gemeinschaftsgefühl sorgt. Natürlich ist das vor allem für größere Träger/Einrichtungen ein Thema. Wenn Sie „nur“ ein Team sind, gehen Sie einfach gemeinsam essen.
2. Begrüßungspostkarte: Lassen Sie jede neue Kollegin oder jeden neuen Kollegen eine Willkommens-Postkarte vom Team erhalten, auf der das ganze Team unterschreibt. Eine Geste mit großem Effekt.
3. Erfolge feiern: Planen Sie nach 6 Wochen ein kleines Ritual, z. B. ein gemeinsames Frühstück oder eine andere Form von Anerkennung, wenn der neue Mitarbeitende den ersten eigenständigen Dienst absolviert.
4. Würdigung der Paten: In vielen Häusern wird ein Pate einfach „benannt“ – ohne Schulung. Helfen Sie ihnen mit Schulungen zu Themen, wie sie Wissen vermitteln können, Feedback geben und nehmen, und aktuellen Fachfortbildungen. Außerdem verdienen Mitarbeitende, die sich besonders im Rahmen der Einarbeitung engagieren und immer wieder Patenschaften übernehmen, eine Anerkennung. Denn Sie und ich wissen: Viele Mitarbeitende wollen mit der Einarbeitung nicht so viel zu tun haben. Ein Blumenstrauß kann wahre Wunder wirken.
5. Vorstellung: Ihr Team möchte wissen, wer da neu kommt – und die „Neuen“ möchten wissen, mit wem sie es zu tun haben. Einige Ideen, wie Sie dies fördern können:
   • Lassen Sie Ihr Team ein kurzes Video drehen, in dem sich alle vorstellen — locker, witzig, authentisch. Das können neue Mitarbeitende schon vor dem ersten Arbeitstag ansehen.
   • Auch ein Podcast, in dem jedes Teammitglied etwas von sich erzählt, kann eine schöne Begrüßung für neue Mitarbeitende sein.
   • Planen Sie ein kurzes Kennenlern-Format, bei dem neue Mitarbeitende in jeweils 5 Minuten alle Teammitglieder sprechen. So entstehen schnell Kontakte und weniger Berührungsängste.
   • Erstellen Sie eine Pinnwand, einen Steckbrief oder eine digitale Plattform, auf der die neuen Mitarbeitenden mit Foto und ein paar persönlichen Worten vorgestellt werden.
6. Einarbeitungsrucksack: Packen Sie ein kleines Willkommenspaket mit nützlichen Dingen (z. B. Kugelschreiber, Handcreme, Namensschild) und legen Sie einen netten Brief oder die Begrüßungspostkarte bei.
7. Fahrtenbuch: Entwickeln Sie ein kleines Notizheft mit wichtigen Ansprechpersonen und Telefonnummern, Kurzinfos zu wichtigen Standards und Platz für die eigene Reflexion, offene Fragen und Notizen. Der Effekt: Neue Mitarbeitende fühlen sich nicht allein gelassen und haben eine gute Grundlage für Feedbackgespräche.
8. Willkommenstage: Organisieren Sie z. B. die ersten beiden Tage konsequent als Begrüßungstage mit den Punkten:
   • Tag 1: Unternehmensvorstellung, Werte, Arbeitssicherheit
   • Tag 2: Hospitation und direkte Begleitung durch einen erfahrenen Paten
   • Nein, das ist nicht nur etwas für große Einrichtungen. Auch z. B. in einem ambulanten Pflegedienst können z. B. Sie als QB oder die PDL den ersten Arbeitstag gemeinsam mit einem neuen Mitarbeitenden so gestalten und für den 2. Tag den Paten freistellen.
9. Interkulturelles Onboarding-Training: Schulen Sie Mitarbeitende und Paten speziell auf interkulturelle Aspekte, wenn bei Ihnen viele Mitarbeitende aus unterschiedlichen Herkunftsländern arbeiteten. So fördern Sie, dass Unterschiede verstanden werden und nicht zu Barrieren führen, und gleichzeitig fördern Sie den Dialog über die Werte und Traditionen Ihrer Einrichtung.
10. Dankeschön-Kultur: Führen Sie zum Abschluss der Einarbeitung/Probezeit ein kleines Gespräch mit einem Dankeschön ein. Dieses geht an die neuen Mitarbeitenden für ihr Engagement. Ein kleines Geschenk kann die Motivation erhöhen. Wenn Sie möchten, können Sie das Gespräch auch gemeinsam mit dem Paten führen und sich auch hier bedanken. Eine gute Wirkung erzielt natürlich auch, wenn sich Ihre Leitung bedankt und eine Kleinigkeit überreicht. Denken Sie daran: Die kleinen Gesten haben oft die größte Wirkung – vor allem wenn sie ehrlich gemeint sind.

Fazit: Gute Einarbeitung lohnt sich

Oft sind es die kleinen Dinge, die große Wirkung entfalten. Nehmen Sie Ihr Team mit, probieren Sie Neues aus. So wird die Einarbeitung nicht nur ein Pflichtprogramm, sondern ein Motor für Motivation, Qualität und Zusammenhalt.