Als Führungskraft in der Pflege führen Sie die Personalakten Ihres Teams und verarbeiten dabei besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Gerade Gesundheitsdaten wie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Impfnachweise unterliegen strengen datenschutzrechtlichen Vorgaben. Wer Personalakten nicht datenschutzkonform führt, riskiert Bußgelder und Schadenersatz.
Was zur Personalakte gehört
Zur Personalakte zählen Papierunterlagen ebenso wie digitale Personalakten, E-Mails mit Personalbezug und interne Vermerke. Es gilt der Grundsatz der Datenminimierung: Es dürfen nur solche Daten verarbeitet werden, die für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind (§ 26 Bundesdatenschutzgesetz i. V. m. Art. 6 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)).
Gesundheitsdaten besonders schützen
Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Ihre Verarbeitung ist nur unter den gesetzlichen Voraussetzungen zulässig und sollte organisatorisch besonders abgesichert werden. Der Zugriff ist auf berechtigte Personen zu beschränken und nachvollziehbar zu dokumentieren. Unterlagen aus dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement gehören dagegen grundsätzlich nicht in die Personalakte.
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