Es ist wieder so weit. In vielen Einrichtungen starten die Planungen für das „große“ Sommerfest. Ein solches Ereignis ist in allen Pflegeinrichtungen Chefsache. Im günstigsten Fall haben Sie bei der Jahresplanung hierzu auch ein Budget berücksichtigt. Jetzt gilt es, neben der puren Veranstaltungsorganisation auch die Kosten im Blick zu behalten.
Planung erfolgt in 2 Schritten
Ich empfehle Ihnen, schon beim Planen festzulegen, welches Ziel Sie mit Ihrer Veranstaltung eigentlich verfolgen. Wollen Sie konkret neue Bewohner gewinnen? Soll es um allgemeines Bekanntmachen der Einrichtung in der Öffentlichkeit gehen? Oder aber um ein schönes Erlebnis für Ihre Mitarbeiter oder/und Bewohner? In einer guten Planung sollten Sie auch immer Aussagen zu den Kosten der Veranstaltung machen. Ratsam ist, all diese Planungsaspekte in einem Formblatt zu erfassen. Sie haben dann sowohl den Ablauf als auch die Kosten im Blick.
| Muster: Veranstaltungsplanung | ||||
| Name der Veranstaltung | Jazzfrühshoppen im Sommergarten | |||
| Art der Veranstaltung | Sommerfest für Bewohner und Angehörige sowie Gäste | |||
| Ort der Veranstaltung | Garten, gesamter Bereich | |||
| Termin und Uhrzeit | 25. Juli von 11–14.00 Uhr | |||
| Erwartete Anzahl der Besucher | Ca. 30 externe, 40 Bewohner | |||
| Verantwortlicher intern | Frau Busemann, Betreuungsdienst | |||
| Kurzbeschreibung | Jazzmusik mit Weißwurst und Brezlnessen | |||
| Welches Ziel soll mit der Veranstaltung erreicht werden? | Schönes Fest für die Bewohner, aber auch Werbung für die Einrichtung und Nachbarschaftspflege | |||
| Hauptzielgruppe der Veranstaltung | O Interessenten O Bewohner O Angehörige O allgemeine Öffentlichkeit O Politik O Sonstige: | |||
| Nebenzielgruppe der Veranstaltung | O Interessenten O Bewohner O Angehörige O allgemeine Öffentlichkeit O Politik | |||
| Erforderliche Dekoration | Bierzeltgarnituren, weiß-blaue Fähnchen etc. | |||
| Externe Dienstleister/Referenten | Jazzband: „Die Jazziger“ (bestätigt) | |||
| Weiteres Rahmenprogramm | Rede von Heimleiter Herr Bruchel | |||
| Ankündigung der Veranstaltung | ||||
| Kommunikationsmittel | O Plakate O Handzettel O Mailing O Anzeigen O Pressemitteilung: Wochenblatt und Tagesanzeiger | |||
| Kosten der Veranstaltung | ||||
| Kosten Catering | 850 € | Kosten Mitarbeitereinsatz | 380 € | |
| Kosten Werbemittel | 500 € | Kosten GEMA | 75 € | |
| Kosten Rahmenprogramm | 0 € | Weitere Kosten | ||
| Kosten Dienstleister/Referenten | 1.200 € | Gesamtkosten | 2.930 € | |
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