Der Begriff der Dokumentenlenkung stammt aus den ISO-9000-Regelwerken, der Normenreihe zum international an- erkannten Qualitätsmanagement. „Lenkung“ mag vielleicht für Sie ein etwas ungewohnter Begriff sein. Ich selber finde ihn ganz passend, und was sich dahinter verbirgt, kennen Sie aus Ihren Einrichtungen. Nämlich dass immer die aktuellen und einheitlich gestalteten Dokumente in Ihrer Einrichtung im Umlauf sind und zum Einsatz kommen. Lenkung umfasst dabei die folgenden grundsätzlichen Maßnahmen:
1. Legen Sie fest, wer Dokumente er- stellen und in den Umlauf bringen darf, z. B. Standards. Wenn Sie das nicht regeln, kann ein Wildwuchs entstehen, der schwer einzufangen ist. Manche Mitarbeitenden legen viel Energie und Kreativität an den Tag, wenn es darum geht, Check- listen zu kreieren, die eine vermeintliche Sicherheit vermitteln. Gleichzeitig verzweifeln eben diese Mitarbeitenden dann auch an der Bürokratie. Ein Widerspruch in sich, den Sie mit klaren Regeln auflösen können. Wichtig ist, dass Sie
- eine verantwortliche Person benennen, die die Dokumente erstellt und die Än- derungsrechte hat. In der Regel ist das die Qualitätsbeauftragte. Oder es sind die jeweiligen Fachbereichsleitungen,
- Leseund Zugriffsrechte für alle Mitarbeitenden, Schreibrechte für Qualitätsbeauftragte und Leitungen festlegen,
- regeln, wie Mitarbeitende Vorschläge und Änderungswünsche für Dokumente einbringen können, z. B. über Qualitätszirkel und Teamsitzungen, sowie
- alte Dokumente eindeutig kennzeichnen und aus dem Verkehr nehmen, um sicherzustellen, dass aktuelle Versionen im Umlauf sind.
2. Bestimmen Sie Intervalle, in denen Dokumente überarbeitet werden. Immer wieder werden mir in Audits „Handbücher“ präsentiert, die mehr als 10 Jahre alt sind. Dort stehen dann Personen drin, die es in der Einrichtung lange nicht mehr gibt, aktuelle pflegewissenschaftliche Erkenntnisse sind nicht berücksichtigt und das zitierte Pflegemodell stammt noch aus der Zeit vor dem 21. Jahrhundert. Immer wieder begegnen mir dann bei Trägerwechseln auch noch uralte Logos und Firmenbezeichnungen. Das macht unglaubwürdig gegenüber Mitarbeitenden und externen Prüfinstanzen. Wichtig ist, dass Sie
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