Unterschätztes Risiko: Lizenzgebühren

War Ihnen bislang klar, dass Lizenzgebühren für Software eines der größten Risiken für uns in der Pflege darstellen? Mir ehrlich gesagt nicht. Munter schaffe ich Tools für meinen Privatbereich an und sehe das gleichzeitig auch in Pflegeeinrichtungen. Wenn die Software unerlässlich und gut in die gesamte EDV eingebunden ist, ist das auch bestimmt gut investiertes Geld. Allerdings werden viele Programme nicht effektiv genutzt und die Gebühren verpuffen. Da diese Ausgabe von Prozessaudits handelt, könnten Sie die folgenden Informationen mit einem Prozessaudit zum Thema „EDV“ sehr gut verbinden.

Diese Risiken sollten Sie nicht unterschätzen

Grundsätzlich können rechtliche, finanzielle, Markt-, operative und steuerliche Risiken entstehen, konkreter:

• Urheber- und Markenrechtsverletzungen mit Schadenersatzforderungen drohen, wenn Lizenzen nicht korrekt erworben wurden oder Dritte Ansprüche geltend machen können.
• Generell kann es zu operativen Risiken kommen, wenn Lizenzbedingungen nicht eingehalten werden.
• Unklare Vertragsbedingungen können zu Streitigkeiten mit dem Lizenzgeber führen. Insbesondere bestehen immer wieder Unklarheiten darüber, wie lange die Lizenzen gültig sind.
• Finanzielle Risiken drohen durch versteckte und unklare Kosten für verschiedene Lizenzarten, monatliche Mieten oder umsatzbasierte Berechnungsgrundlagen.
• Mit dem Lizenzvertrag werden Lizenzen erworben – jedoch nicht genutzt. Im Worst Case zahlen Sie schon, bevor die Software überhaupt installiert ist.
• Auf dem Markt kommen plötzlich neue technische Lösungen heraus, die viel besser sind und der Konkurrenz nutzen – aber Ihre Verträge laufen noch und das Produkt verliert an Wert.
• Sie verändern grundsätzlich die EDVLandschaft in Ihrer Einrichtung, aber Produkte passen nicht mehr dazu.
• Last but not least erkennt das Finanzamt vielleicht Lizenzgebühren nicht an. Dies ist eher bei Verträgen im internationalen Kontext relevant.