In unserer Einrichtung nutzen wir zwar selten, aber dennoch ab und zu das Instrument „Abmahnung“, um Fehlverhalten von Mitarbeitern zu ahnden. Aktuell gehen wir unsere Personalakten durch und stolpern hier auf viele „Altfälle“ von Abmahnungen. Dabei sind wir zu der Frage gekommen, wie lange Abmahnungen überhaupt aufbewahrt werden dürfen. Unser Betriebsrat meinte bereits, dass diese nach 6 Monaten vernichtet werden müssen, da sich der Arbeitnehmer in der Zeit ja bereits vertragstreu gezeigt hat. Verjähren Abmahnungen also irgendwann und können dann bedenkenlos gelöscht werden? URSULA SCHÖNINGER, TETTNANG
REDAKTION
Mitarbeiter haben einen Anspruch darauf, dass eine Abmahnung nach einem bestimmten Zeitraum aus der Personalakte entfernt wird. Dies ist dann der Fall, wenn das abgemahnte Verhalten bereits so lange zurückliegt, dass sich darauf keine verhaltensbedingte Kündigung mehr stützen lässt. Außerdem ist hier relevant, dass das abgemahnte Verhalten sich nach der Abmahnung tatsächlich geändert hat und so nicht mehr aufgetreten ist. Nach Einschätzung verschiedener Gerichte besteht der Anspruch auf Entfernung nach 2–3 Jahren. Das Bundesarbeitsgericht hat mit einem Urteil aber auch die Möglichkeit geschaffen, dass Sie die Abmahnungen länger in der Personalakte behalten dürfen. Dies ist dann der Fall, wenn Sie als Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an der weiteren Aufbewahrung haben. Zum Beispiel, wenn Sie im Wiederholungsfall erneut abmahnen müssten, weil Sie auf die Abmahnung – weil es zu lange her ist – keine verhaltensbedingte Kündigung mehr stützen können (Urteil vom 19.07.2012, Az. 2 AZR 782/11).
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