Als Leitungskraft standen auch Sie sicherlich schon einmal vor der Situation, dass der Blick in den dienstlichen Mail-Account eines Mitarbeiters „Licht ins Dunkel“ hätte bringen können. Eventuell war dieser nur plötzlich länger erkrankt – und in seinem Postfach schlummerte womöglich eine wichtige Information. Oder Sie haben ihn nach einer Kündigung freigestellt, aber es gingen täglich weitere Nachrichten Ihrer Lieferanten und Kunden bei ihm ein. Technisch ist der Zugriff meist kein Problem, aber rechtlich betreten Sie damit vermintes Gelände.
War die Privatnutzung erlaubt?
Ob Sie sich Zugang zum Account eines Beschäftigten verschaffen dürfen, hängt maßgeblich davon ab, ob er dort auch private Mail-Korrespondenz führen durfte. Dazu müssen Sie wissen, dass das eigentlich untersagt ist, sofern Sie es nicht ausdrücklich erlaubt haben. In vielen Unternehmen – auch in der Pflegebranche – gibt es aber dazu keine klare Regelung. Stattdessen wird es still geduldet – in der Erwartung, dass die Privatnutzung die Arbeitszeit und -leistung nicht tangiert.
Kein Zugriff bei erlaubter Privatnutzung
Falls Ihre Mitarbeiter auf dem dienstlichen Account auch private Mails versenden dürfen, gehen die Datenschutzbehörden davon aus, dass Sie als Arbeitgeber damit als Diensteanbieter im Sinne des Telekommunikationsgesetzes gelten. Was sich zunächst abwegig anhört, hat eine handfeste Konsequenz: Sie müssen das Fernmeldegeheimnis beachten und dürfen die Mails Ihres Mitarbeiters nicht sichten, weil sich ja darunter auch private Nachrichten befinden könnten.
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