„Was bedeuten unsere Auditergebnisse?“

Frage: „Wir haben in unserem ambulanten Dienst regelmäßige Audits. Diese werden von den QM-Mitarbeitern aus unserer Zentrale durchgeführt und wir bekommen am Schluss den Bericht zum Abarbeiten und zur Kenntnis. Die einzelnen Punkte werden bewertet und dann in einzelne Kategorien wie z. B. Abweichung oder Empfehlung eingeteilt. Was bedeutet das denn genau? Ist beispielsweise eine Abweichung jetzt ein bisschen negativ oder ganz negativ zu sehen?“

Antwort:

• Empfehlung: Dies ist die am wenigsten negativ behaftete Kategorie. Hier ist für alle klar: Ihre Kollegen und Sie erfüllen die Anforderungen des Audits. Der Auditor hat aber Verbesserungsmöglichkeiten festgestellt. Die Umsetzung der vorgeschlagenen Verbesserungsmaßnahmen wird Ihnen selbstständig überlassen. Sie können also entscheiden: Nehmen wir die Empfehlung an und setzen wir sie um, oder lassen wir es?
• Hinweis: Hier stellt der Auditor Verbesserungspotenzial fest und gibt Ihnen Vorschläge für die Weiterentwicklung. Die Vorbeuge- oder Korrekturmaßnahmen sollten vom auditierten Bereich festgelegt und innerhalb eines Jahres umgesetzt werden.
• kritischer Hinweis: Dieser bedeutet, dass sich das festgestellte Verbesserungspotenzial auf wesentliche Systemanforderungen bezieht und zu einer Nichtkonformität führen kann. Vorbeugeoder Korrekturmaßnahmen müssen vom auditierten Bereich festgelegt und innerhalb von 6 Monaten umgesetzt werden. Werden kritische Hinweise innerhalb dieses Zeitraums nicht bearbeitet, führt dies automatisch zu einer Abweichung.
• Abweichung: Eine vergebene Abweichung führt automatisch zu einer Nichtkonformität – und diese ist in der Regel zertifikatsgefährdend. Die unverzügliche Umsetzung der Korrekturmaßnahme ist innerhalb der nächsten 4 Wochen nötig.