Die Check-Phase ist wie immer entscheidend, um nicht nur umzusetzen, sondern zu verstehen, ob Ihre Maßnahmen wirken. Gerade weil bei uns in der Altenhilfe die Ressourcen knapp sind, lohnt es sich, Zeit in eine Überprüfung zu investieren, denn wenn wir blinde Flecken haben, kostet uns das am Ende mehr Zeit. Nutzen Sie die folgenden Maßnahmen:
- Erfassen und aktualisieren Sie Kennzahlen regelmäßig. Die BSC kann nur dann wirken, wenn die festgelegten Kennzahlen auch systematisch erfasst werden. Damit schaffen Sie Vergleichbarkeit und verhindern Datenlücken. Legen Sie Intervalle und Zuständigkeiten fest. Intervalle können z. B. sein:
- monatlich: operative Kennzahlen (z. B. Fehlermeldungen, Fortbildungsstunden)
- quartalsweise: strategische Kennzahlen (z. B. Kundenzufriedenheit, Beschwerdebearbeitungsdauer)
- jährlich: übergeordnete Ziele (z. B. Nachhaltigkeitsindikatoren)
- Sammeln Sie die Kennzahlen nicht nur, interpretieren Sie sie auch. Zahlen erzählen Geschichten aus Ihrem Unternehmen. Die eigentliche Zahl sagt oft noch gar nichts aus, entscheidend ist, dass Sie die Zahlen in Beziehung setzen zu anderen Informationen, die Sie haben. Leitfragen könnten sein:
- Warum entwickelt sich die Kennzahl positiv/negativ?
- Welche Maßnahmen zeigen Wirkung?
- Gibt es saisonale Schwankungen (z. B. im Winter höhere Krankenstände)?
- Welche Abteilungen schneiden unterschiedlich ab und was könnten Ursachen sein?
- Gab es viele Wechsel in der Mitarbeitendenschaft?
- Gab es neue Gesetze/Standards?
- MEIN TIPP: Arbeiten Sie bewusst mit Diagrammen und Grafiken, nicht nur Tabellen. Diese sind einfacher auszuwerten und es gelingt leichter und schneller zu sehen, welche Schwankungen und Unterschiede oder Verläufe bestehen.
- Holen Sie Feedback ein. Die Qualität Ihrer BSC steht und fällt mit Praxiseinblicken. Sie helfen Ihnen zu erkennen, welche Maßnahmen Akzeptanz finden – oder auch nicht – und welche Fragen es gibt. Folgende Methoden sind wirksam:
- Kurzinterviews mit Mitarbeitenden
- Teambesprechungen
- Teilnahme an Übergaben
- Feedbackboxen („Was läuft gut? Was stört?“)
- kurze Stichprobenbegehungen
- Pflegevisiten und interne Audits
- Gleichen Sie die BSC mit dem Leitbild und weiteren Vorgaben ab, z. B. auch externer Prüfinstanzen. Fragen Sie sich regelmäßig:
- Spiegelt die Entwicklung der Ziele unser Leitbild wider?
- Haben sich gesetzliche Vorgaben geändert (z. B. Expertenstandards)?
- Entstehen neue Risiken (z. B. Personalausfälle, Pflegemarktveränderungen)?
- Arbeiten Sie mit einem Ampelsystem. Eine einfache, sehr bewährte Methode ist das Ampelsystem. Hier hinterlegen Sie in Ihrer Maßnahmenübersicht die Ziele wie folgt farbig:
- Grün: Ziel erreicht oder auf ZielkursGelb: Entwicklung kritisch
- Rot: Ziel verfehlt – Maßnahmen notwendig
- Hierfür bietet sich eine Exceltabelle an, in der Sie die Farben hinterlegen.
- Erstellen Sie Berichte und machen Sie diese sichtbar: Regelmäßige kurze Recordings sind wichtig, damit alle über aktuelle Ziele und Maßnahmen informiert sind – und auch den Erreichungsgrad. Solche Berichte könnten z. B. sein:
- monatliches Mini-Dashboard, mit Diagrammen und Grafiken
- Quartalsberichte für die GL
- Berichte für Teams
- grafische Übersichten im Intranet
- Führen Sie regelmäßig eine Rückschau durch. Eine Rückschau, im QM auch Review genannt, hilft Ihnen, auf Ihrem Kurs zu bleiben und ggf. bei Maßnahmen auch einmal nachzujustieren. Beachten Sie, dass diese Maßnahme kein „Pranger“ ist, sondern ein wichtiger Lernschritt. Überprüfen Sie im Leitungsteam bzw. im BSC-Projektteam:
- Was wurde umgesetzt?
- Was wurde begonnen, aber nicht abgeschlossen – und wieso?
- Welche Maßnahme wirkt und welche nicht?
- Wo sind neue Maßnahmen notwendig?
- Dabei kommen alle Kennzahlen auf den Tisch, Sie diskutieren die Entwicklung der Maßnahmen und Abweichungen und Risiken. Darauf aufbauend können Sie neue Maßnahmen festlegen. Das Review schafft Transparenz und gemeinsame Verantwortung.
HINWEIS
Für ein solches Review können Sie dieselben Personen an einen Tisch holen, mit denen Sie die BSC aufgebaut haben. Fertigen Sie darüber einen abschließenden Bericht. Dieser sollte sich auf einen konkreten Zeitraum beziehen, für uns in der Altenhilfe bietet sich in der Regel das Geschäftsjahr an.
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